SECRETARIA II
  SRA. GABRIELA BERNUY RODRIGUEZ

 

Depende del director de la UGEL – Casma.

 

Funciones:

a)      Recepcionar, registrar, clasificar y distribuir los documentos que ingresan al despacho de la Dirección.

b)      Tomar dictado, redactar según las indicaciones del Director, digitar la correspondencia, preparar la documentación para el despacho y firma de la Dirección.

c)      Organizar y mantener actualizado el archivo de acuerdo a las normas vigentes, cuidando y estableciendo la seguridad, conservación y confidencialidad.

d)      Realizar el seguimiento y control de la documentación que se encuentran en trámite e informar al público usuario sobre su situación.

e)      Preparar los pedidos de materiales y útiles de oficina para la Dirección, los recepciona, distribuye y cuida de su seguridad y control.

f)       Velar por la seguridad, conservación y mantenimiento del mobiliario, equipo y acervo documentario y mantiene actualizado el margesí de bienes.

g)      Gestionar la producción e impresión de los documentos que sean requeridos por el despacho.

h)      Atender y efectuar llamadas telefónicas, remitir y recepcionar documentos vía fax, en cumplimientos de las actividades administrativas.

i)        Registrar el control de asistencia, inasistencia, permisos, licencias, vacaciones, desplazamiento interno y externo y hojas de producción del personal de la Dirección.

j)        Organizar la agenda de actividades diarias del Director, concertar citas y reuniones previstas en la agenda.

k)      Organizar y mantener la ambientación de la oficina a su cargo.

l)        Elaborar el consolidado de producción estadística de los documentos ingresados al despacho.

m)    Realizar otras funciones de su competencia que le encargue el Director.

 

INTERES

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