SECRETARIA I
  SRA. NATALIA SOLEDAD QUITO CHUYUS

 

Depende del jefe de área de gestión pedagógica.

 

Funciones:

a)      Recepcionar, registrar, clasificar y distribuir los documentos que ingresan al Área.

b)      Tomar dictado, redactar según las indicaciones del Jefe del Área, formular la correspondencia y prepara la documentación para el despacho y firma del Jefe.

c)      Organizar y mantener actualizado el archivo del Área, de acuerdo a las normas vigentes cuidando de su seguridad, conservación y confidencialidad.

d)     Realizar el seguimiento y control de la documentación que se encuentra en trámite en el Área e informa al público usuario sobre su situación.

e)      Preparar los pedidos de materiales y útiles de oficina para el personal del Área, los recepciona, distribuye y cuida de su seguridad y control.

f)       Velar por la seguridad, conservación y mantenimiento del mobiliario, equipo y acervo documental de la jefatura y mantener actualizado el inventario correspondiente.

g)      Gestionar la producción e impresión de los documentos que sean requeridos por el personal del Área.

h)      Atender y efectuar llamadas telefónicas, así como remitir y recepcionar documentos vía fax, en cumplimiento de las actividades del Área.

i)        Registrar el control de asistencia, inasistencia, permisos, licencias, vacaciones, desplazamiento interno y externo y hojas de producción del personal del Área.

j)        Organizar la agenda de actividades del Jefe del Área, concertar citas y reuniones con el personal del Área.

k)      Organizar y mantener la ambientación de la oficina a su cargo.

l)        Elaborar el consolidado de producción estadística de los documentos ingresados al Área.

m)    Realizar otras funciones de su competencia que le encargue el Jefe de Área.

 

INTERES

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