SECRETARIA I
  SRA. MÈLIDA GONZALES BERNUY

 

Depende del jefe del Sistema Administrativo II.

 

Funciones:

a) Recepcionar, registrar, clasificar, distribuir y archivar los documentos que ingresan al Área.

b) Atender e informar al usuario, directamente de la documentación que se encuentra en trámite en el Área y/o asuntos materia de su responsabilidad.

c) Realizar el seguimiento y control de la documentación, manteniendo Informado al Jefe del AGA, de los asuntos de su competencia.

d) Efectuar llamadas telefónicas, así como emitir y recepcionar documentos, vía fax, en cumplimiento de las actividades del Área.

e) Redactar, digitar y organizar la documentación para el despacho y firma del Jefe.

f) Digitar la documentación que sea requerida por el personal del Área de Gestión Administrativa.

g) Organizar y mantener actualizado el archivo del Área, de acuerdo a las normas vigentes.

h) Velar por la seguridad, conservación, confidencialidad y mantenimiento del mobiliario, equipo y acervo documental del Área, así como mantener actualizado el inventario correspondiente.

i) Preparar los pedidos de materiales y útiles de oficina para el personal del Área, recepcionarlos y distribuirlos, cuidando el control de seguridad.

j) Gestionar la reproducción e impresión de los documentos que sean requeridos por el personal del Área.

k) Registrar el documento de asistencia del personal del Área.

l) Organizar la agenda de actividades, concertar citas y reuniones de trabajo para el personal del Área de acuerdo con sus indicaciones.

m) Realizar otras funciones de su competencia que le encargue el Jefe de la Área

 

INTERES

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